Jak planować by nie zwariować.

Jeśli lubicie planować, ale nie do końca jesteście efektywne to zapraszam Was do lektury tego posta. Podzielę się w nim praktyczną wiedzą o tym jak podejść do organizacji i nie zwariować a być na serio efektywnym. Będzie o moich doświadczeniach, najlepszych trickach oraz o tym co się zupełnie u mnie nie sprawdziło a może u Was zda egzamin. Organizacja to sztuka nie tylko pod tym kątem, że wiele z nas lubi ładnie i kolorowo (co często jest pułapką i o tym też będzie), ale przede wszystkim w doborze odpowiednich narzędzi by to na nas działało a nie tylko istniało gdzieś tam.

Moja przygoda z planowaniem i zafascynowaniem tym tematem zaczęła się jeszcze na studiach, gdzie musiałam pogodzić naukę z pracą. Na początku kalendarz służył mi przede wszystkim do rozpisania godzin zajęć by widzieć, gdzie mogę dać dyspozycję do pracy, więc niewiele tam się działo. Czas mijał, pracy i nauki było coraz więcej a ja jak typowy student robiłam większość rzeczy na ostatnią chwile co jest bardzo krótkowzroczną metodą, więc zaczęło mi coś świtać w głowie, że czas porządnie wziąć się za organizacje.

Sama myśl nie spowodowała, że byłam mistrzem organizacji i produktywności. Pierwsze kroki były trudne i koślawe, ale bez tego ten post po prostu nie może istnieć bo pierwsze działania nadały obecny kształt planowania oraz prowadzenia kalendarza. O dziwo, mimo wielu kombinacji i prób na chwilę obecną planuje dokładnie tak jak na początku, kiedy myślałam, że tyyyyle jeszcze przede mną by robić to dobrze.

Podstawą mojego planowania są przede wszystkim zadania, ale nie rozpisane godzina po godzinie. W takiej formule w moim kalendarzu widnieją wyłącznie konsultacje. Cała reszta jest elastyczna. Dlaczego? Bardzo często, gdy planowałam coś dosłownie co do minuty nie uwzględniałam czynników zewnętrznych: a to, że ktoś spontanicznie mnie odwiedzi, sąsiad nie zacznie remontu czy po prostu będzie mnie w danej chwili tak bolała głowa, że nie dam rady się na niczym skupić. Wkurzało mnie to. To oznaczało nie zrealizowany plan a wtedy jeszcze nie panowałam nad moim perfekcjonizmem, więc wkurzało mnie to do granic możliwości. Do tego zawsze musiałam sobie powiedzieć parę niezbyt przyjemnych słów, więc karmiłam wewnętrznego krytyka. Bez sensu. Jak coś nie działa to trzeba wywalić to do kosza.

W praktyce wygląda to tak, że od dwóch lat nie korzystam z dziennego kalendarza (w którym każdy dzień ma osobną stronę z podziałem na godziny) a tygodniowego, gdzie po rozłożeniu mam od razu podgląd na cały tydzień. Dla mnie to rewelacyjne rozwiązanie bo pozwala mierzyć siły na zamiary. Jak? Dokładnie widzę konkretne plany określone w godzinach (konsultacje, wizyty u lekarza, kosmetyczka, wyjazd itp.) i wiem w jakie dni mogę wpisać określone zadania. Przykładowo, jeśli w piątek mam 6-7 konsultacji to nie wrzucam dodatkowo w ten dzień nic co jest związane z pracą umysłową bo najzwyczajniej wyzionęła bym mentalnie ducha. W tym przypadku dopisuje drobne zadania np. stworzenie grafiki na instagram, odpisywanie na zaległe wiadomości, przygotowanie kart pracy dla klientów. Wszystko dopasowuje w taki sposób by nie przesadzić i nie czuć się na koniec dnia jak worek ziemniaków.

W moim planowaniu bardzo ważną funkcję pełnią rutyny lub bardziej swojsko: nawyki. Korzystam z habbit trackerów, które tworze samodzielnie w bullet journal (samodzielnie tworzony dzienniko-kalendarz) lub po prostu drukuje jakiś wyszukany w googlach. Drukuje go w małym rozmiarze by zmieścił się w kalendarzu i przypinam każdego miesiąca gdzieś do okładki by łatwo odznaczać kwadraciki. Aktualnie jestem zakochana w listach od Pani Swojego Czasu, więc to co widzicie poniżej jest właśnie od niej. Rutyny to dla mnie stałe zadanie, które wykonuje każdego dnia. Na zdjęciu widzicie aktualne nawyki nad którymi pracuje. Jak możecie zauważyć nie są to trudne i obciążające zajęcia bo wychodzę z założenia (to nauka zza czasów studiów), że czasem warto poświęcić 15 minut na jakąś czynność niż później zarywać noce by to nadrabiać. To ma też inny pozytywny aspekt: pozwala mi nie marnować czasu. Choć nie oznacza to, że demon produktywności ze mnie i nie zdarza mi się leżeć do góry brzuchem bo to nie prawda.

Jak to w takim razie działa jak nie ma harmonogramu co do godziny? Wydaje mi się, że tutaj ważna jest sztuka rozdzielania zadań na poszczególne dni tygodnia. U mnie podstawową zasadą jest to by te najbardziej upierdliwe były na początku tygodnia z dwóch względów. Po pierwsze, jak coś mi wypadnie i nie będę w stanie tego zrobić to mogę przesunąć takie zadanie na następny dzień i super jeśli to wtorek lub środa a nie…sobota. Jeśli tym dniem byłaby właśnie sobota a ja zostałabym z kolosem, który przesłoniłby mi wizję spokojnego weekendu, byłabym wściekła a motywacja dosięgnęła by dna. Po drugie, na początku tygodnia mam najwięcej werwy i siły na takie rzeczy. Wychodzę z założenia, że takie “żaby” trzeba zjeść od razu a nie się na nie patrzeć bo obrzydną jeszcze bardziej.

To co mogę jeszcze polecić to zapisywanie…ołówkiem. To pomaga pamiętać nawet o najdrobniejszych sprawach i łatwo takich notatek się pozbyć jak jesteście freakami przejrzystości (jak ja). Używam też masy kolorowych karteczek, które przyklejam bezpośrednio do kalendarza i zapisuje na nich zadania, które są w tym dniu szczególnie ważne. Mam też cały asortyment naklejek, pieczątek czy specjalnych kolorowych tasiemek do zaznaczania ważnych dni czy stron w kalendarzu.

Jak ustalam co jest priorytetowe i skąd biorę zadania?

Gdy robiłam live na Instagramie na ten temat najwięcej pytań było o to jak ustalać priorytet zadań i skąd je brać. U mnie zadania są wypadkową długoterminowego planu (w przypadku mojej poradni), który w praktyce jest rocznym planem działania. Jest on oczywiście ruchomy i to nie działa tak, że wszystko co w nim napisałam w styczniu musi się wydarzyć (bo pomysły ewoluują), ale wyznacza mi to pewien kierunek działania i każdego miesiąca wiem jaki mam cel główny. To właśnie on determinuje to jakimi zadaniami się zajmę. Rozpisuje sobie je “na brudno” a potem myślę czy serio muszę to wszystko zrobić, czy da się to jakoś uprościć lub ewentualnie oddelegować. Zauważyłam u siebie taką tendencję, że wszystko biorę za priorytet… a serio w praktyce tak nie jest. Podam Wam świeży przykład. Pisząc tego posta miałam trzy główne zadania: zrobić przegląd moich metod planowania i organizacji, napisać tekst oraz zrobić zdjęcia by zobrazować Wam jak to wygląda w praktyce. Zazwyczaj mamy tendencję od rozpoczynania miłymi rzeczami i ja od tej reguły absolutnie nie odstaje. Postawiłam sobie zadanie: zrobić zdjęcia. A co powinnam? Przegląd – tekst – zdjęcia. Taka kolejność jest najbardziej sensowna, prawda? Przykład bardzo prosty, ale mam nadzieje, że zrozumieliście zasadę jaką się kieruje. Zawsze najważniejsze zadanie to takie, które ma największy wpływ na cały “projekt”.

Oczywiście powyższe tyczy się życia zawodowego a gdzie codzienność, zapytacie? Tutaj mam metodę “mieszaną” i w praktyce wygląda to tak:

• ROCZNIE rozpisuje wszystkie najważniejsze wydarzenia np. urodziny, imprezy rodzinne, wesela, urlopy, szkolenia czy konferencje w których chce wziąć udział.
• MIESIĘCZNIE to samo co wyżej z korygowaniem na bieżąco (nie wszystko musi wypalić, coś się może przesunąć)
• TYGODNIOWO szczegółowy plan łączący życie prywatne + zawodowe

Co się zupełnie nie sprawdziło?

Pisząc to uśmiecham się pod nosem bo myślałam, że właśnie te działania, o których za chwile przeczytacie będą przełomem w mojej organizacji i tym samym poprawie produktywności. Mowa przede wszystkim o jakimś wewnętrznym przymusie do stosowania wszelkiego rodzaju tabelek, wykresów, zestawień czy pięknych opisów. Nie zrozumcie mnie źle, to nadal są elementy mojego kalendarza i bullet journal, ale mają dla mnie wyłącznie wartość estetyczną i relaksacyjną. W pewnym sensie dążenie do idealnego wyglądu kalendarza było dla mnie blokujące. Szkoda mi było w nim pisać, żeby “nie zepsuć” i traciłam sporo czasu na koncepcje jak to ma wyglądać zamiast po prostu pisać i działać. Dochodziło do takich absurdów, że miałam przypływ weny twórczej i nie zapisywałam tego “na brudno” w kalendarzu bo szkoda zmarnować kartki. W rezultacie do kosza szedł pomysł bo bez zanotowania o wielu najzwyczajniej zapominałam. Teraz to dla mnie bez znaczenia czy mam akurat przy sobie kolorowy długopis, po prostu zapisuje karki by nic mi nie umknęło. Nie sprawdził się też plan dzienny – szczerze myślałam, że szczegółowy harmonogram godzinowy pomoże mi się lepiej zorganizować, ale to jeszcze nie ten etap. Budziło to we mnie ogromną frustracje, szczególnie kiedy coś wypadło. Burzyło mi to cały plan dnia i nastrój.

Nie umiem planować też w kalendarzu, który każdy z nas ma w telefonie lub w dedykowanych aplikacjach. Jestem osobą, która musi mieć wszystko na papierze. Dla mnie kartka to niezawodna metoda. Elektroniczne planowanie jest może bardziej wygodne bo telefon każdy z nas ma przy sobie non stop, ale jakoś tak… uwielbiam kontakt z papierem, notesami, długopisami. Lubię to wszystko tworzyć. Sprawia mi to nieziemską satysfakcję i działa relaksacyjne. Tutaj dodam, że wszystkie kalendarze i notesy mam z tk maxx i tiger’a. Można dorwać przepiękne egzemplarze i to w sensownych cenach, porównując ceny popularnych notatników na rynku.

Ufff, wygląda na to, że dotrwaliśmy do końca tego tasiemca. Jeśli masz jakieś sprawdzone tricki, których nie wymieniłam – śmiało podziel się w komentarzu. Jak planujesz, co się u Ciebie fajnie sprawdza? Lubię o tym czytać! Inspiracji nigdy dość 🙂